Dlaczego zwykłe cięcie na paski to za mało?
W świetle RODO każda firma, która przetwarza dane osobowe – a dotyczy to właściwie każdego przedsiębiorstwa – musi zapewnić ich odpowiednią ochronę. Dotyczy to zarówno dokumentów w formie cyfrowej, jak i papierowej. Właściwa utylizacja stała się konieczna, ponieważ utracone lub ujawnione dane mogą prowadzić do wysokich kar finansowych i utraty zaufania klientów.
Dawne niszczarki tnące papier na długie paski (tzw. strip-cut) są dziś niewystarczające. Paski te, choć rozdrobnione, wciąż łatwo jest zrekonstruować, zwłaszcza w przypadku dużej ilości dokumentów. Nowoczesne standardy bezpieczeństwa wymagają, aby dokument był cięty na drobne ścinki (cross-cut), a nawet mikroskopijne cząsteczki.
Jak RODO definiuje bezpieczne niszczenie?
Choć samo RODO nie wskazuje konkretnego modelu niszczarki, wymaga, aby dokumenty były niszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych. Punktem odniesienia, który został przyjęty na rynku jako wyznacznik zgodności z RODO, jest niemiecka norma DIN 66399 (następca DIN 32757).
Norma DIN 66399 wprowadza podział na klasy ochrony (P1 do P7), które określają maksymalny rozmiar ścinka po zniszczeniu dokumentu:
- P-1 i P-2 – cięcie na paski lub duże ścinki, odpowiednie do utylizacji ogólnych dokumentów biurowych bez wrażliwych danych.
- P-3 – cięcie na ścinki o powierzchni do 320 mm² (np. 4×80 mm), często stosowane w małych biurach do niszczenia mniej wrażliwych danych osobowych.
- P-4 – cięcie na ścinki o powierzchni do 160 mm² (np. 4×40 mm). To minimalny wymagany poziom bezpieczeństwa dla firm przetwarzających dane osobowe, poufne dokumenty finansowe, kadrowe i listy klientów.
- P-5 – cięcie na mikrościnki o powierzchni do 30 mm² (np. 2×15 mm). Jest to zalecany poziom bezpieczeństwa dla firm, które przetwarzają duże ilości szczególnie wrażliwych danych i dokumentów objętych tajemnicą (np. kancelarie prawne, działy HR).
- P-6 i P-7 – najwyższe poziomy bezpieczeństwa, stosowane przez instytucje państwowe i służby specjalne (mikrościnki o powierzchni do 5 mm²).
Niszczarki P-4 czy P-5? Co wybrać do biura?
Dla większości małych i średnich firm (MŚP) oraz biur, które zajmują się standardową obsługą klienta, finansami i kadrami, poziom P-4 jest uznawany za bezpieczne minimum, które spełnia wymogi RODO. Zapewnia on bardzo wysoki stopień rozdrobnienia, które utrudnia rekonstrukcję i jest wystarczający do ochrony typowych danych osobowych.
Jednakże, jeśli charakter Twojej działalności wymaga szczególnej ostrożności – na przykład prowadzisz kancelarię, pracujesz z dokumentacją medyczną lub danymi o wysokiej wartości (np. badania, innowacje), zdecydowanie warto zainwestować w poziom P-5. Choć niszczarki P-5 są droższe, generują ścinki o powierzchni czterokrotnie mniejszej niż P-4, co czyni odzyskanie informacji praktycznie niemożliwym.
Wybór niszczarki powinien być zawsze podyktowany analizą ryzyka prowadzonych przez Ciebie procesów. Im bardziej wrażliwe dane, tym wyższy poziom niszczenia jest wymagany.
Jakie parametry oprócz poziomu bezpieczeństwa są ważne?
Wybierając niszczarki do biura, nie patrz tylko na normę DIN. Musisz wziąć pod uwagę, jak intensywnie sprzęt będzie eksploatowany. Kluczowe parametry do oceny to:
- Rodzaj cięcia – upewnij się, że wybierasz model cross-cut (na ścinki) lub micro-cut (na mikrościnki), a nie przestarzały strip-cut.
- Pojemność kosza – im większa liczba użytkowników niszczarki, tym większy powinien być kosz. Duży kosz oszczędza czas pracowników na jego opróżnianiu.
- Wydajność – mierzona w liczbie kartek niszczonych jednorazowo oraz czasem pracy ciągłej. W dużym biurze konieczne są modele z długim (lub nieograniczonym) cyklem pracy ciągłej.
- Zdolność do niszczenia innych nośników – czy niszczarka poradzi sobie z płytami CD, DVD, pendrive’ami czy kartami kredytowymi? Wiele wrażliwych danych jest przechowywanych na tych nośnikach, a ich niszczenie musi być równie skuteczne.
- Poziom hałasu – w nowoczesnych biurach typu open space cicha praca (poniżej 60 dB) jest kluczowa dla komfortu pracowników.